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幹事必見!!忘年会シーズン、12月からでもまだ間に合う!?お店選びのポイントと幹事の心得をまとめてみた

      2016/12/01

cheerrs風も冷たくなり、いよいよ忘年会シーズン。

企業でお勤めの方はもちろん、様々な団体・サークル・集まりに参加している人にとって、恒例の行事になっているであろう忘年会の季節となりました。

友人同士はもちろん、会社の上司から急遽指名されて…という立場の人まで、「幹事」をやる人間にとっては大変な時期ですよね。折角の大役ですから、面倒だな~嫌だな~という気持ちにならず、楽しみながら準備を進めたいものです。そんな方の為に、今回は

  • お店選びのポイント
  • 幹事を行う上での心得

を簡単にまとめてみました。幹事経験者としての気持ちと、参加者側の心境を合せて、紹介していきたいと思います。

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お店選びのポイント

いきなりの幹事の依頼。お店選びどうしよう!?今からでも予約間に合うかな!?参加者のためにも良い店を選ばないと…!ぐるなびや食べログを見ながらあれこれチェックするアナタ。

ずばり、その行為、無駄です!はっきり言って11月中旬~12月上旬にお店を探しているようでは、本当の「良いお店」に「良い日程」で予約を取る事は不可能です。「そこそこのお店」で「月~木」の予約なら取れるかも知れませんが、それでも時間があまりに足りない。圧倒的に足りないのです。

何故なら、幹事の仕事はお店選びではなく、日程の調整、参加者への周知など、意外と多くあるので、お店選びだけに時間を掛けることが出来ないからです。

まずは今回の忘年会で100点満点を狙うのを諦めましょう。特に幹事としての腕に自信がない人は、よほどのミラクルが起きない限り、今の時点でお店を探しても徒労に終わるだけです。ここは潔く50点~60点くらいのラインを狙っていくのが、ボッタクリ居酒屋や狭くて汚いお店、店員の対応が悪いお店などの「ハズレ店」を引かないコツです。

では、どういうお店を選べばいいのか?これも簡単です。何も気にせず王道の居酒屋チェーン店をチョイスしてしまいましょう。

忘年会で居酒屋チェーン店を選ぶ理由

居酒屋チェーンを選ぶメリットを挙げます。

  • 駅に近い→集合するにも便利で、二次会への移動や帰路が楽
  • 多店舗を経営しているので大小宴会を受け容れるノウハウがある
  • 店内が広めになっていることが多い
  • コースの料理が大衆的なので大きく外さない
  • 飲み放題メニューも種類が豊富なことが多い
  • 接客マニュアルが整っているので店員さんの質も揃っている
  • チェーン店なのでボッタクリ被害の可能性をゼロに出来る

ざっと並べてみましたが、このようにメリットは多いものです。

幹事というプレッシャーがあると、冷静に考えればいかにも怪しい名前のお店(世間を騒がせた某○物語とか…)でも、「ギリギリだったけど金曜日に予約が取れてラッキー♪」などと浮かれてしまい、当日悲惨な現実を目の当たりにすることもあります。

そんな事の無いように、まずは居酒屋チェーン店で50〜60点を狙う戦略を使ってみてください!

幹事を行う上での心得

「幹事」…なんだかプレッシャーのある響きですよね。特に参加者に年配や目上の人がいると、尚更失敗が許されない雰囲気になります。でも大丈夫です。

そもそも、その年の慰労をかねて親睦を深めるのが目的の飲み会ですから、そこまで大仰に構えることはありません。ドン!と構えて、アナタの最善を尽くせば良いのです。前述の店舗選びでもそうですが、理想を高く掲げすぎて、自分自身でハードルを上げていると、越えられる壁も越えられません。上司からの期待?同僚からのヨイショ?そんなの放っておきましょう。自分の出来る範囲でおもてなしをプロデュースをこなす事。これだけ考えて、淡々と準備を進めましょう。

出来る範囲のおもてなしプロデュースを考える

自分の出来る範囲?じゃあ適当でいいか~、、、という姿勢が良いというわけではありません。適当な仕事というのは周囲からはよく見えるものです。ちゃんと「頑張って幹事してます!」という雰囲気をプロデュースする事を忘れないようにしましょう。

具体的な幹事プロデュース術としては以下のような方法があります

  • 上司や先輩に「忘年会のお店、肉と魚どっちがいいですか!?」と聞いておく!
    (前述の居酒屋チェーン店であれば、大体においてどっちの料理も出てくる)
  • 余興の有無について事前に先輩に確認しておく!
    (直前になって「余興の準備した?」とか言われて焦る事のないようにという意味も込めて)
  • どうしても余興をやりたくないときは「お店側から○○はNGと言われて…」と事前に言って回る!
    (何事も先手を打つ事が大切)

どれもこれも、そんなに面倒臭い内容ではありません。普段からのコミュニケーションのプラスアルファで対応していきましょう。幹事を任命した側も、口では色々言いますし、楽しみにしてはいますが、そこまで大きな成果は期待していませんので気負う必要はありません。

幹事のお仕事 前準備編

一口に幹事の仕事といっても色々ありますので、場合によっては周りに助けを求めながら準備を進めていきましょう。

詳しくは多くの幹事さんもお世話になっているであろう『Hotpepper』がじっくりねっとり46個のポイントに分けて、特集してくれています。

が、46個も読んでいる時間が無いよ、という方のためにざっくり簡単にまとめますと

  • 日程を選ぶ
  • お店を選ぶ
  • お店に仮予約を入れる
  • 参加者各位へ「忘年会のお知らせ」を連絡する
  • 参加人数を確認する
  • 参加人数の確認を締め切る
  • お店に確定予約を入れる
  • 参加者各位へ「忘年会の開催概要」を連絡する

と、このようになっています。特に日程選びと出欠連絡に関しては大変な思いをされる幹事さんが多いです。抜けや漏れのないようしっかり押さえておきたいですね。

簡単に利用できて、出欠確認、日程調整に便利なツールとしてはリクルート提供の「調整さん」なども使えますね。(準備時間に余裕があるときに使う事で効力を発揮するツールですので参考までに)

調整さんアイコン

幹事のお仕事 当日編

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色々と準備を済ませたら、あとは当日をスムーズに乗り越えるのみです。

当日はお店に到着し、解散するまでが第一目標となります。(場合によっては二次会、三次会まで取り仕切る事となりますが、この記事は幹事が得意でない方や準備時間が少ない方を対象に書いていますので、準備時間および心の余裕が無いのであれば、無理なら無理と事前に断って置きましょう。)

当日の流れについても幹事さんのお供『ぐるなび』がしっかりまとめてくれていますのでまずはリンクを。

 

ここでも簡単に箇条書きでまとめます。

  • 会場には一番乗りで入る
  • 参加者が来場した際の点呼
  • 参加費の集金
  • 個室であれば入口、オープン席であれば通路側に座り、飲み物のオーダー/受取を行う
    →ちょっと面倒だなと思うかも知れませんが、コース外の注文が無いかをチェックするために超重要です
  • 開始の挨拶
    →長々と挨拶をしたいところですが、参加者は早くに飲みたいので、ぎゅっと手短かに初めてしまいましょう
  • 〆の挨拶
    →目上の人間に〆てもらうのが通例です。事前に挨拶をしてもらうよう頼んでおきましょう
  • 時間までに会場を空ける
    →自分たちが楽しませてもらったお店に迷惑のないよう、配慮も忘れずにスマートに行きたいものです

最後に

いかがでしたか?簡単にまとめようと思いましたが、想像以上に大変さが滲み出てしまった「幹事」の仕事。

気苦労も多い仕事ですが、慣れれば慣れるほど、周りからの信用もうなぎのぼりです。是非マスターして、頼りになる幹事を目指してみては如何でしょう。

今回はある意味で苦肉の策といったお店選びをご紹介しましたが、オススメのお店は今後どんどん紹介していきますので、またご覧ください。

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